Mit Projektmanagement erfolgreich Projekte in der Verwaltung gestalten

11.04.2021, 12:41 Uhr

Projektmanagement wird auch in öffentlichen Verwaltungen immer wichtiger. Dabei stehen diese häufig vor zwei Herausforderungen. Herausforderung Nummer eins ist die gestellte Aufgabe, Herausforderung, welche über ein Projekt gesteuert werden soll. Dabei ist wichtig, ein Projekt ist keine Daueraufgabe, sondern ein konkretes, befristetes Projekt. Beispiele lassen sich aktuell in der Corona-Pandemie genug aufzählen von den Impfzentren bis zu Teststrategien beispielsweise. Längerfristig angelegte Projekte können zum Beispiel die Erarbeitung von Digitalisierungsstrategie oder Klimaschutzkonzept sein. Zweite Herausforderung ist, dass beim Projektmanagement die klassische „Linien-Hierarchie“ der Verwaltung verlassen werden muss, um erfolgreich zu sein.

Dennoch empfiehlt es sich, bei speziellen Herausforderungen auf ein Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung zu setzen. Denn so wird fachübergreifendes arbeiten ermöglicht. Voraussetzung dafür ist die Bildung eines Projektteams, bei dem auch klar geklärt ist, wie die Personalressourcen sind und wie der Projektleiter auf diese zurückgreifen kann. So wird eine „temporäre“ Organisationseinheit außerhalb der klassischen Verwaltungsstruktur aufgebaut. Diese besteht auf Zeit und für ein bestimmtes Projekt.

Wichtig ist auch, dass dieses Projekt klar geplant und strukturiert ist. Mit einem smarten Projektziel ist auch die Aufgabe definiert. SMART bedeutet an dieser Stelle: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert. Mit dieser Zieldefinition unter einer Stakeholder- und Konfliktpotentialanalyse sind die Grundvoraussetzungen für die Projektarbeit gelegt. In dem schon beschriebenen Projektteam können nun die verschiedenen Kompetenzen der Verwaltung in einer Einheit zur Bearbeitung des Projektes zusammengeführt werden. Wichtig ist dabei auch, dass während des Projektablaufs regelmäßige Absprachen zwischen dem Projektauftraggeber, dies ist häufig die Verwaltungsleitung, und dem Projektteam über den Projektleiter erfolgen.

Zu unterscheiden ist bei der Projektarbeit zwischen dem klassischen und dem agilen Projektmanagement. Dabei können die Grenzen manchmal fließend verlaufen. Hauptunterscheidungsgrund ist häufig, dass beim klassischen Projektmanagement Projektablauf und Projektziel zum Start festgelegt sind und nur schwer ergänzt und erweitert werden können. Beim agilen Projektmanagement ist dieses häufiger möglich. Das liegt an den unterschiedlichen Prozessstrukturen.

 Sie möchten in Ihrer Verwaltung und Organisation ein Projektmanagement aufbauen oder die Möglichkeiten für ein Projektmanagement prüfen? Oder Sie haben ein konkretes Projekt und benötigen dafür einen zertifizierten Projektmanager? Kommen Sie gerne auf mich zu und wir finden eine Möglichkeit, wie ich Sie unterstützen kann.