Lean Management – ein Ansatz für die öffentliche Verwaltung?

05.04.2021, 11:56 Uhr

Nicht nur durch die aktuelle Corona-Krise und die dadurch resultierenden Herausforderungen sieht sich die öffentliche Verwaltung einer ganz besonderen Situation gegenüber. Sie muss schnell, effektiv und möglichst zielgerichtet agieren. Öffentliche Sicherheit, Gesundheitsschutz, Bildung und Betreuung und zuverlässiger Ansprechpartner sind nur einige Aufgaben, denen sich die öffentlichen Verwaltungen aktuell gegenübersehen.

Eines möchte ich an dieser Stelle betonen – bei aller, möglicherweise auch gerechtfertigten, Kritik – viele öffentliche Verwaltungen leisten in den letzten Monaten eine hervorragende Arbeit. Mitarbeiter gehen an ihre Grenzen und auch darüber hinaus. Fehler bleiben dabei sicher nicht aus, die werden aber nur gemacht, wenn auch gearbeitet wird. Und die Verwaltungen haben sich in vielen Bereichen der Digitalisierung in den letzten zwölf Monaten schneller entwickelt als in vielen Jahren zuvor.

Doch gleichzeitig stellt sich auch die Frage: Wie können Verwaltungen in Zukunft noch attraktiver, noch effizienter und effektiver werden. Wie können Mitarbeiter stärker in die Verantwortung genommen werden, wie können ihnen von Führungskräften mehr Entscheidungskompetenzen eingeräumt werden. Nicht nur eine Frage in Zeiten von Homeoffice, sondern generell eine Zukunftsfrage. Denn so kann die öffentliche Verwaltung auch als Arbeitgeber attraktiver werden. Und das ist angesichts des anstehenden Personalmangels dringend notwendig!

Heute möchte ich einen Blick darauf werfen, ob mit dem Ansatz des Lean Managements die Verwaltung die oben aufgeführten Ziele erreichen kann. Am Beginn soll aber eine kurze Situationsanalyse stehen. Diese kann so oder so ähnlich in vielen Verwaltungen auftauchen.

„Teilweise Überregulierung kann die Verwaltung vom eigentlichen Ziel und den Ergebnissen ihrer Tätigkeit […] ablenken und so ein situationsgerechtes Handeln und die flexible Reaktion auf sich verändernde Bedingungen erschweren […] Das Hierarchieprinzip trennt die Entscheidungsbefugnis von der eigentlichen Leistungserstellung und somit von der Problemnähe…“ (Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat, www.verwaltung-innovativ.de, abgerufen am 5.4.21 um 11:15 Uhr).

Demgegenüber steht das Lean Management. Ein in der Wirtschaft schon häufiges angewandtes Prinzip. Vereinfacht ausgedrückt, sollen damit Prozessoptimierung, Kundenorientierung und Kostensenkung erreicht werden. Kurz, es geht um die effiziente Gestaltung von Systemen. Wenn die öffentliche Verwaltung sich als Dienstleister für die Bürgerinnen und Bürger, ihre Kunden, verstehen möchte, dann können diese Kunden genau dieses Handeln erwarten.

„Lean Management ist eine Management-Philosophie mit Prinzipien und Methoden, um Prozesse effizienter zu organisieren. Effizient bedeutet, dass wir ein Ziel mit möglichst wenig Aufwand erreichen. Das Lean Management setzt dabei (da)rauf […] Kosten zu reduzieren, Prozessabläufe in der Wertschöpfungskette zu verkürzen und Fehler zu vermeiden, bei gleichzeitigem Streben nach bestmöglicher Qualität.“ (Institut für Managementberatung, www.ifm-buisness.de, abgerufen am 4.4. um 12:35 Uhr).

Übertragen auf die Öffentliche Verwaltung kann dies bedeuten, dass Entscheidungsbefugnisse näher an den Sachbearbeiter einer Aufgabe, also den Leistungsersteller, herangebracht werden. Führungskräfte geben also einen Teil ihrer Führungsverantwortung ab. Dies bedeutet eine neue Form von vertrauender Zusammenarbeit. Gleichzeitig stärkt es aber auch das Selbstbewusstsein der Mitarbeiter. Es entlastet gleichzeitig die Führungskraft aus der Detailtiefe. So entsteht für die öffentliche Verwaltung eine Win-Win-Situation. Die Führungskraft wird entlastet und kann sich stärker auf die Führungsarbeit konzentrieren. Die Sachbearbeitung wird gestärkt und kann mehr Verantwortung übernehmen. Diese Stärkung schafft Selbstvertrauen.

Dieses Beispiel zeigt, dass die Idee für ein Lean Management in öffentlichen Verwaltungen durchaus ein interessanter Ansatz ist. Er darf aber nicht zu einer reinen Privatisierungsorgie führen. Denn viele Aufgaben können am besten direkt durch die öffentliche Verwaltung erfüllt werden. Dafür muss sie sich auf den Weg zu mehr Modernisierung machen, zum Beispiel mit dem Instrument Lean-Management. Klar ist aber auch, dass das Lean-Management nur ein Baustein sein kann. Ein anderes ist das Projektmanagement und die Projektarbeit. Darauf gehe ich beim nächsten Mal ein.